Politika zasebnosti

Opredelitve

V tej politiki uporabljene izraze razlagamo na naslednji način, da zagotovimo jasnost glede obdelave podatkov v okviru naših storitev usposabljanja in svetovanja.

Osebni podatki so vsi podatki, ki identificirajo ali jih je mogoče neposredno ali posredno povezati z določeno fizično osebo, na primer ime, e-poštni naslov, telefonska številka, delovna funkcija, identifikacijske številke in informacije o uporabi storitev.
Obdelava pomeni vsak postopek ali niz postopkov glede osebnih podatkov, vključno z zbiranjem, zapisovanjem, organiziranjem, shranjevanjem, prilagajanjem, spreminjanjem, pridobivanjem, pregledovanjem, uporabo, razkritjem s prenosom, razporejanjem ali kombiniranjem, omejitvijo, izbrisanjem ali uničenjem.
Uporabnik je posameznik ali predstavnik organizacije, ki uporablja ali se prijavi na usposabljanja, dogodke ali komunikacijo, ki jih nudi KelmMSafe.
Storitev obsega spletne in v živo izvedene tečaje, kvize, delavnice, podporo, integracije z LMS, poročanje in vse ostale povezane aktivnosti, ki jih zagotavlja KelmMSafe.
Piškotki so majhne tekstovne datoteke, ki jih spletna stran shrani v napravo uporabnika za namen izboljšanja delovanja, analitike in prilagajanja vsebine.

Zbiranje podatkov

Zbiramo podatke neposredno od uporabnikov, samodejno med uporabo našega spletnega mesta in od zanesljivih zunanjih ponudnikov storitev. Zbiranje je omejeno na tisto, kar je potrebno za izvajanje storitev, upravljanje računov in izpolnjevanje zakonskih obveznosti.

Podatki, ki jih posreduje uporabnik

Podatki, ki jih uporabniki neposredno posredujejo med registracijo, prijavo na tečaj ali komunikacijo s podporo, vključno s podatki potrebnimi za izvedbo storitev.

Ime in priimek ali naziv organizacije
E-poštni naslov in kontaktna telefonska številka
Podatki o delovnem mestu, organizaciji in naslov za izstavitev računov
Podatki o prijavi na tečaje, rezultati kvizov in poročila o usposobljenosti
Informacije za ciljano komunikacijo in preference obveščanja
Podatki za obračunavanje in pogodbeni odnosi (kadar je primerno)

Samodejno zbrani podatki

Med uporabo spletnih storitev zbiramo določene tehnične in izvedbene podatke, ki pomagajo zagotavljati delovanje, varnost in razvoj storitev.

IP naslov in geolokacijski podatki na nivoju države
Informacije o brskalniku, operacijskem sistemu in napravi
Podatki o sejah, datumih in časih dostopa ter trajanju uporabe
Analitični podatki o uporabi spletnega mesta in interakcijah
Tehnični podatki za odpravljanje napak in izboljšave storitev
Podatki, zbrani s piškotki in sorodnimi tehnologijami

Podatki od tretjih oseb

V določenih primerih prejmemo podatke od zaupanja vrednih zunanjih partnerjev in ponudnikov storitev, ki pomagajo pri izvajanju naših storitev.

Plačilni procesorji in računovodski ponudniki za obdelavo plačil in izstavitev računov
Ponudniki gostovanja in IT infrastrukture, ki obdelujejo tehnične podatke
Analitični in orodja za spremljanje izvedbe ter boljše poročanje o uporabi

Namen obdelave podatkov

Podatke obdelujemo zaradi jasnih in omejenih namenov. Vsak namen temelji na ustrezni pravni podlagi in najmanjši potrebni obdelavi podatkov.

Izvajanje in dostava izbranih izobraževalnih vsebin ter spremljanje udeležbe
Upravljanje uporabniških računov, registracij in pogodbenih obveznosti
Obdelava plačil in izdaja računov, kjer je to potrebno
Vzdrževanje varnosti platforme, zaznavanje in odziv na incidente
Analiza uporabe storitev za izboljšave in poročanje vodstvu stranke
Skladnost z zakonskimi obveznostmi in odgovori na pravne zahteve
Komuniciranje pomembnih informacij o storitvah in spremembah (na podlagi pogodbe ali soglasja)
Trženjske aktivnosti in raziskave zadovoljstva uporabnikov, kadar je podano soglasje

Pravni razlogi za obdelavo

Obdelavo izvajamo samo na podlagi ustreznih pravnih podlag, ki jih določata GDPR in slovenska zakonodaja.

Soglasje uporabnika, kjer je zahtevano (npr. za trženje in neobvezne piškotke)
Izpolnitev pogodbe ali ukrepov pred sklenitvijo pogodbe (npr. dostava izobraževalnih storitev)
Izpolnjevanje zakonskih obveznosti (npr. računovodska poročila, davčni predpisi)
Uveljavljanje upravičenih interesov KelmMSafe, kot so varnost platforme in izboljšanje storitev, ob upoštevanju interesov uporabnikov

Vaše pravice po GDPR

Področje GDPR zagotavlja posameznikom več pravic glede njihovih osebnih podatkov. KelmMSafe spoštuje in omogoča uresničevanje teh pravic v obsegu, ki je skladen z zakonodajo.

Pravica do dostopa do osebnih podatkov in pridobitev pojasnil o obdelavi
Pravica do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov
Pravica do izbrisa podatkov (ogled z dnevnimi omejitvami glede zakonodajnih obveznosti)
Pravica do omejitve obdelave in prenehanje določenih oblik obdelave
Pravica do prenosljivosti podatkov, kjer je to tehnično izvedljivo in skladno s pogodbo
Pravica do ugovora proti obdelavi na podlagi upravičenih interesov in pravica do umika soglasja

Piškotki in sorodne tehnologije

KelmMSafe uporablja piškotke in sorodne tehnologije za zagotavljanje osnovne funkcionalnosti, analitiko in izboljšavo uporabniške izkušnje. Uporaba neobveznih piškotkov temelji na soglasju uporabnika.

Uporabljamo sejne in trajne piškotke, piškotke prve in tretje strani ter tehnologije za shranjevanje nastavitev in preferenc uporabnikov.

Piškotki so razvrščeni v tehnične (nujno za delovanje), analitične (za merjenje uporabe) in oglaševalske/marketinške piškotke (na podlagi soglasja).

Uporabniki lahko upravljajo nastavitve piškotkov prek vprašalnika na spletni strani ali z nastavitvami v brskalniku. Izbira o neobveznih piškotkih ne vpliva na osnovno delovanje storitve.

Politika piškotkov KelmMSafe

Posredovanje podatkov tretjim osebam

KelmMSafe lahko deli osebne podatke s skrbno izbranimi zunanjimi ponudniki in partnerji, vendar le v obsegu, potrebnem za izpolnitev namena obdelave.

Ponudniki IT storitev in gostovanja, ki omogočajo delovanje platforme
Analitični ponudniki in orodja za izboljšanje učinkovitosti izobraževalnih programov
Plačilni procesorji za obdelavo transakcij in računovodske storitve
Pravni svetovalci in organi, kadar to zahteva zakon ali sodna zahteva
Partnerji za izvedbo delavnic in zunanje predavateljske storitve, ki izvajajo dogodek v imenu KelmMSafe
Skupinska poročila naročnikom o rezultatih usposabljanja, pri čemer se anonimnost posameznikov ohranja, razen če je dogovorjeno drugače

Mednarodni prenosi podatkov

Podatki se lahko prenašajo izven Evropskega gospodarskega prostora, na primer k ponudnikom gostovanja ali analitike. Vsak prenos se izvede ob upoštevanju ustreznih varnostnih ukrepov in pravnih mehanizmov.

Za zaščito prenosa uporabljamo standardne pogodbeno določene klavzule, preverjene dobavitelje s sprejemljivimi varnostnimi praksami in druge ustrezne varovalke skladno z evropsko zakonodajo.

Hranjenje podatkov

Podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namene, za katere so bili zbrani, ob upoštevanju poslovnih in pravnih zahtev.

Podatki uporabniških računov se hranijo za čas trajanja pogodbe ali storitve ter dodatno v skladu z računovodskimi in pravnimi zahtevami, običajno do zakonem določenih rokov.

Komunikacija s podporo in zabeležke o incidentih se hranijo toliko, da omogočajo reševanje zadev in izpolnitev pravnih obveznosti, običajno do nekaj let glede na naravo primere.

Dostopni in varnostni dnevniki se hranijo za čas, določen za analizo varnostnih dogodkov in skladnost, pri čemer je obdobje ocenjeno glede na potrebo in minimalno možno trajanje.

Na zahtevo in v primerih, kjer ni pravne podlage za nadaljnje hranjenje, bomo osebne podatke izbrisali ali anonimizirali na varen način v razumnem roku.

Varnost podatkov

KelmMSafe izvaja tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov, vključno z omejevanjem dostopa, šifriranjem prenosov, rednim varnostnim pregledom in usposabljanjem zaposlenih o varstvu podatkov. Ukrepi temeljijo na oceni tveganja in se prilagajajo novim grožnjam. V primeru varnostnega dogodka sledimo načrtom odziva in obvestimo prizadete stranke v skladu z zakonodajo.

Strogo upravljanje dostopa: omejen in preverjen dostop osebja do osebnih podatkov, uporaba večfaktorske avtentikacije za administrativne račune ter redni pregledi pooblastil za dostop.
Tehnični ukrepi zaščite: šifriranje podatkov v mirovanju in med prenosom, redno posodabljanje sistemov, segmentacija omrežja ter varnostne kopije z nadzorovanim shranjevanjem.
Procesni ukrepi in izobraževanje: notranje politike za ravnanje z osebnimi podatki, načrti odziva na incidente, redna usposabljanja zaposlenih o varstvu podatkov in varnostnih praksah ter revizije skladnosti.

Pravice uporabnika

Kot posameznik imate več pravic v zvezi z obdelavo vaših osebnih podatkov. KelmMSafe obravnava vse zahteve profesionalno in v skladu z veljavno zakonodajo. Spodaj so opisane osnovne pravice in način njihove uresničitve.

Pravica do dostopa: pridobitev potrdila, ali obdelujemo vaše podatke, in kopije obdelanih podatkov ter informacij o namenih obdelave.
Pravica do poprave: zahteva za popravek ali dopolnitev netočnih ali nepopolnih podatkov, ki jih hranimo o vas.
Pravica do omejitve obdelave: v določenih primerih lahko zahtevate začasno omejitev obdelave namesto izbrisa, npr. kadar poteka ocena točnosti podatkov.
Pravica do izbrisa: v primerih, ki jih dovoljuje zakonodaja, lahko zaprosite za izbris osebnih podatkov iz naših sistemov, ob upoštevanju upravičenih pravnih obveznosti KelmMSafe.
Pravica do prenosljivosti podatkov: če obdelava temelji na pogodbi ali privolitvi in je obdelava avtomatizirana, lahko zahtevate prenos strukturiranih podatkov v strojno berljivi obliki.
Pravica do ugovora: lahko nasprotujete obdelavi v primerih, ko se obdelava izvaja na podlagi upravičenih interesov ali za direktni marketing.
Pravica do umika privolitve: če je obdelava podana na podlagi privolitve, jo lahko kadar koli umaknete; umik ne vpliva na zakonitost obdelave pred umikom.
Pravica do vložitve pritožbe: če menite, da vaša pravica ni bila spoštovana, lahko vložite pritožbo pri pristojnem nadzornem organu ali nas kontaktirate za dodatna pojasnila.

Kako uveljaviti pravice glede osebnih podatkov

Za uveljavitev pravic pošljite jasno in izrecno zahtevo na kontaktne podatke KelmMSafe ali uporabite namenski obrazec na KelmMSafe.digital. Prosimo, priložite identifikacijske podatke, ki so potrebni za varno preverjanje vaše identitete. Zahteve obravnavamo sorazmerno in skladno z zakonodajo ter sprejemljivimi varnostnimi postopki.

[email protected]

Običajno odgovorimo na upravičeno zahtevo v 30 dneh od prejema popolne vloge. V zapletenih primerih ali če je potrebno več informacij, lahko ta rok podaljšamo za dodatnih 60 dni; o podaljšanju vas bomo obvestili s pojasnilom razlogov.

Marketinška obdelava in komuniciranje

KelmMSafe uporablja kontaktne podatke za informiranje o storitvah, varnostnih obvestilih in izobraževalnih dogodkih, če ste izrazili soglasje ali če je komuniciranje skladno z vašimi pričakovanji kot stranke. Vsa trženjska sporočila vsebujejo jasno opredeljen izvor in možnost odjave.

Za odjavo uporabite povezavo za odjavo v vsakem tržnem sporočilu ali nas kontaktirajte neposredno prek kontaktnih podatkov na KelmMSafe.digital. Po obdelavi vaše zahteve vam bodo tržna sporočila prenehala prihajati v razumnem roku.

Podatki otrok

KelmMSafe ne namerava namenoma zbirati osebnih podatkov otrok mlajših od 16 let brez soglasja zakonitega zastopnika. Če izvedemo, da smo naključno prejeli osebne podatke otroka brez ustreznega soglasja, bomo ukrepali za njihovo izbris ali omejitev obdelave v skladu z zakonodajo.

Povezave do strani tretjih oseb

Spletne strani KelmMSafe lahko vsebujejo povezave na storitve tretjih oseb. KelmMSafe ne nadzoruje praks zasebnosti teh strani in ne odgovarja za njihovo obdelavo osebnih podatkov. Priporočamo, da pred deljenjem osebnih podatkov preverite pravilnike zasebnosti povezane strani.

Spremembe politike zasebnosti

KelmMSafe občasno posodablja to politiko zasebnosti zaradi sprememb storitev ali pravnih zahtev. Pomembne spremembe bodo objavljene na KelmMSafe.digital s posodobljenim datumom veljavnosti. Priporočamo reden pregled politike zasebnosti.